Facture récurrentes

Les factures récurrentes sont un moyen pratique d'automatiser le processus de facturation d'un client selon un calendrier régulier. Vous pouvez configurer une facture récurrente pour qu'elle soit générée automatiquement à un intervalle spécifique et envoyée à votre client par e-mail. Cette fonctionnalité est utile pour les entreprises qui ont des clients réguliers et qui les facturent selon un calendrier régulier, par exemple mensuellement ou annuellement. 

Elle permet de gagner du temps et d'économiser des efforts en automatisant le processus de création des factures.

Comment créer une facture récurrente ?

Il suffit de sélectionner « Nouvelle facture récurrente » et de remplir vos produits comme sur n'importe quelle facture classique. La seule différence est la suivante :

• Vous pouvez utiliser des mots-clés spéciaux pour le calcul automatique de la période dans les descriptions des produits.

• Sélectionnez la fréquence à laquelle la facture sera automatiquement créée et envoyée (Fréquence, Cycles restants).

Une fois que vous avez rempli votre facture récurrente, vous devez appuyer sur « Sauvegarder », puis sur « Début ».

Statuts des factures récurrentes

• Brouillon : ce statut s'affiche lorsque vous enregistrez une facture récurrente, mais que vous ne l'avez pas encore lancée. Aucun envoi ne sera effectué tant que vous ne l'aurez pas lancée.

• En attente : la facture récurrente passe au statut En attente une fois que vous avez sélectionné "Début". Elle n'a pas encore été envoyée.

• Active : la facture récurrente est active et il reste encore des cycles à envoyer. Au moins une facture a déjà été envoyée.

• Suspendue : la facture récurrente a été suspendue et ne sera pas envoyée tant que vous ne l'aurez pas relancée.

• Terminée : il ne reste plus aucun cycle à facturer pour la facture récurrente.

• Archivée : statut Archivée.

• Supprimée : statut Supprimée.

Fréquence

Sélectionnez la fréquence à laquelle la facture récurrente doit être envoyée.

Date de début

Sélectionnez la date de début de la facture récurrente (la date par défaut est aujourd'hui). Il s'agit de la date à laquelle la première facture sera envoyée une fois que vous aurez lancé la facture.

Cycles restants

Choisissez le nombre de cycles pendant lesquels la facture récurrente doit être envoyée, ou sélectionnez « Sans limite ».

Date d'échéance

Sélectionnez la date d'échéance de la facture récurrente (calculée à partir de la date d'émission).

Remise

Vous pouvez éventuellement saisir un montant ou un pourcentage de remise.

Saisissez vos produits/tâches

La saisie des produits/tâches est la même que pour les factures et devis classiques. Comme il s'agit d'une facture récurrente, vous avez la possibilité d'utiliser des mots-clés spéciaux dans le champ de description. Vous pouvez également configurer des notes, des conditions, un pied de page, lier un projet, définir un taux de change, des taxes, etc. de la même manière que sur les factures classiques. Voir les éléments de facture

Options de facturation automatique

Lorsque vous configurez une facture récurrente, vous disposez de plusieurs options pour activer la facturation automatique.

Il existe 4 options :

• Activé

• Désadhésion

• Adhésion

• Désactivé

Lorsque cette option est activée, cela signifie que la facture récurrente sera toujours facturée automatiquement si un mode de paiement valide est enregistré.

Activé

Lorsque cette option est activée, cela signifie que la facture récurrente sera toujours facturée automatiquement si un mode de paiement valide est enregistré.

Désadhésion

Lorsque cette option est désactivée, une case à cocher apparaîtra pendant le processus de paiement. Cette case permettra à l'utilisateur d'activer ou de désactiver la facturation automatique. Avec ce paramètre particulier, la case sera pré-sélectionnée pour activer la facturation automatique.

Adhésion

Lorsque cette option est activée, une case à cocher apparaît pendant le processus de paiement. Cette case permet à l'utilisateur d'accepter ou de refuser la facturation automatique. Avec ce paramètre, la case est pré-cochée pour désactiver la facturation automatique.

Désactivé

Lorsque cette option est désactivée, cela signifie que la facture récurrente ne sera jamais facturée automatiquement.

Plus d'actions

Si vous sélectionnez une ou plusieurs factures sur la page d'accueil Factures récurrentes ou si vous sélectionnez Plus d'actions lors de la modification d'une facture récurrente, les options suivantes s'affichent :

• Début : s'affiche uniquement si vous avez sélectionné des factures récurrentes en cours de rédaction. Cela permet de démarrer la facture.

• Arrêter : s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Facture(s) récurrente(s) active(s). Cela arrêtera la facture et changera son statut en Suspendue. Elle ne sera pas renvoyée tant que vous ne l'aurez pas relancée.

• Mettre à jour les prix

• Augmenter les prix

• Archiver : archive la facture récurrente. N'affecte pas les factures déjà générées.

• Supprimer : supprime la facture récurrente. N'affecte pas les factures déjà générées.

• Restaurer : s'affiche uniquement si vous avez sélectionné une facture récurrente archivée ou supprimée. Une fois que vous avez restauré une facture récurrente, celle-ci tentera de rattraper son retard en étant envoyée toutes les heures jusqu'à ce qu'elle soit à jour.

Mettre à jour les prix

Cette option vérifie tous les produits de la facture récurrente par rapport à la liste des produits dans Invoice Ninja et met à jour les prix de la facture récurrente afin qu'ils correspondent au prix actuel des produits. Par exemple, si vous avez mis à jour le prix d'un article que vous vendez et que vous souhaitez que le changement de prix soit pris en compte dans les factures récurrentes générées à partir de maintenant.

Augmenter les prix

Cette option vous permet d'augmenter les prix de tous les articles de la facture récurrente d'un certain pourcentage.

Cliquez sur une facture récurrente pour obtenir un aperçu

Sur un ordinateur de bureau, si vous cliquez sur une ligne de facture récurrente (et non sur le numéro de facture), un menu déroulant s'ouvrira à droite avec les options Aperçu, Historique, Calendrier et Activité.

Le panneau Aperçu affiche des informations générales sur la facture récurrente. Le montant de la facture, le solde dû, la prochaine date d'envoi, la fréquence, les cycles restants, le statut de la facturation automatique et le statut.

Historique

Le panneau Historique présente un aperçu chronologique des dates d'envoi de la facture récurrente et affiche le montant total de chaque facture créée.

Calendrier

Le panneau Calendrier présente les calculs pour les prochaines dates d'envoi de la facture récurrente (en fonction de la fréquence, de la date de début et des cycles restants) et la date d'échéance en fonction du paramètre Date d'échéance.

Activité

Le panneau Activité présente un aperçu chronologique de toutes les actions effectuées sur la facture, y compris la date de création, de modification, d'arrêt, de mise à jour, etc.