Paiements

Les enregistrements de paiement sont automatiquement générés lorsque les paiements sont traités à partir du portail client ou lorsqu'une facture est marquée comme payée. Lorsqu'une facture est marquée comme payée, un enregistrement de paiement pour le montant total est créé et étiqueté comme "Entrée manuelle".

Il existe quatre statuts possibles pour un enregistrement de paiement :

• "Non appliqué" pour les paiements qui n'ont pas été affectés à une facture

• "Partiellement non appliqué" pour les paiements avec un crédit restant

• "Payé" pour les paiements qui ont été entièrement appliqués à une facture

• "Remboursé" pour les paiements qui ont été renvoyés au client. Notez que tout montant remboursé doit d'abord avoir été appliqué à une facture.

Il est important de noter que les enregistrements de paiement ne sont pas imprimés ou délivrés au client, mais qu'une facture est marquée comme "Payée" lorsqu'un enregistrement de paiement lui est associé.

Visualiser un paiement

Le panneau de visualisation des paiements affiche une vue d'ensemble du statut du paiement, de la facture à laquelle il a été appliqué, du montant appliqué, de la date du paiement, de la référence de la transaction et d'éventuelles notes privées. Vous pouvez modifier l'enregistrement du paiement à l'aide du bouton "Modifier" dans le coin supérieur droit et utiliser le menu Kebab pour l'archiver ou le supprimer.

En bas du panneau, vous pouvez appliquer ou rembourser un paiement. Gardez à l'esprit qu'un paiement peut être appliqué à plusieurs factures lorsqu'il est saisi manuellement dans le portail d'administration. De plus, les remboursements partiels sont autorisés, mais seuls les montants des paiements "appliqués" peuvent être remboursés".

Modifier un paiement

Saisir un paiement

Lors de la saisie manuelle d'un paiement, tous les champs ci-dessus s'appliquent, en plus des champs suivants.

• Client - Vous devez d'abord indiquer le client d'où provient le paiement.

• Montant reçu - Saisissez une valeur dans ce champ si le montant total reçu est PLUS élevé que le montant de la facture, ou lorsque vous enregistrez un paiement sans facture. Dans le cas contraire, ce champ doit être laissé vide.

• Factures - Sélectionnez une ou plusieurs factures à partir d'une liste consultable de factures disponibles pour le client et dont le solde est dû.

  • Montant reçu - Indiquez le montant reçu pour chaque facture. Ce montant est automatiquement complété par le montant total dû pour la facture.

• Crédits - Optionnellement, appliquer les crédits du client au paiement.

• Envoyer un courriel - Activé par défaut, désactivé pour ne pas envoyer au client un courriel l'informant de son paiement.

Cycle de vie d'un paiement

Non appliqué

Si un paiement est créé, affecté à un client et doté d'une valeur supérieure à 0 (zéro), mais qu'il n'est pas affecté ou lié à une facture, le paiement est marqué comme non appliqué.

Partiel

Vous pouvez appliquer un paiement à plusieurs factures. Si le montant du paiement est supérieur au solde de la facture, le paiement sera marqué comme "Partiellement appliqué" et le solde restant pourra être appliqué à une autre facture. Vous pouvez voir le solde d'un paiement partiel en consultant les détails du paiement.

Terminé

Les paiements terminés sont entièrement appliqués à une ou plusieurs factures et n'ont pas de valeur résiduelle.

Remboursé

Lorsqu'un paiement est affiché, vous pouvez utiliser le menu kebab dans le coin supérieur droit du panneau de visualisation pour le rembourser. Le paiement sera dissocié de toutes les factures auxquelles il a été appliqué.

Annulés et supprimés

Que se passe-t-il lorsqu'un paiement est supprimé ?

• Le statut du paiement est défini sur supprimé

• Le numéro de paiement est complété par _deleted afin de permettre la réutilisation des numéros de paiement.

• Si le paiement était précédemment marqué comme Partiel ou Terminé, le solde du paiement ne sera plus disponible pour le client et sera dissocié de toutes les factures auxquelles il était précédemment lié.

Archivé

L'archivage d'un paiement supprime simplement le paiement de la vue de la liste des paiements. L'archivage d'un paiement permet de conserver des vues de liste propres et ordonnées.

Lorsqu'un paiement est archivé, il ne peut plus être modifié. Pour modifier le paiement, vous devez d'abord le restaurer.

Restauré

La restauration d'un paiement archivé ou supprimé rétablit le paiement dans l'état où il se trouvait avant l'archivage.