Devis

Visualiser un devis

Dans le panneau de vue d'ensemble, vous trouverez des informations générales sur le devis. Le montant du devis, le solde dû, tout montant payé, le client auquel il est attribué, la date du devis, le statut...

Historique

Le panneau Historique présente un aperçu chronologique des transactions liées au devis, et vous indique toutes les modifications apportées au montant total du devis, et par quels utilisateurs.

Activité

Le panneau Activité présente un aperçu chronologique de toutes les actions effectuées sur le devis, y compris la date de création, d'édition, de conversion, d'approbation, etc. et l'utilisateur qui a effectué l'action.

Créer ou modifier un devis

Plusieurs champs sont disponibles pour remplir un devis, et l'affichage lors de la création ou de la modification d'un devis est légèrement différent selon que vous utilisez la présentation mobile ou la présentation de bureau. Dans la présentation de bureau, tous les panneaux décrits ci-dessous sont présentés en même temps sur un grand écran et disposés un peu différemment.

• Client - Vous devez sélectionner un client dans la liste pour appliquer votre devis.

• Date du devis - Générée automatiquement avec la date du jour, il s'agit simplement de la date du devis.

• Valable jusqu'au - En option, vous pouvez spécifier une date de fin de validité pour le devis, afin de limiter la durée pendant laquelle vous l'honorerez.

• Paiement partiel/dépôt - Il est possible de spécifier un paiement partiel ou un dépôt sur le devis, avec sa propre date d'échéance, distincte de la date d'échéance du devis pour le montant total du devis, et due avant cette date.

• Numéro de commande - Optionnel, typiquement lorsque votre client a un numéro de commande de produit à vous fournir, pour ses propres besoins d'archivage.

• Numéro de devis - Le numéro de devis est généré automatiquement conformément à Paramètres > Paramètres avancés > Numéros générés.

• Remise - Saisissez le montant de la remise à appliquer au devis, sous la forme d'un pourcentage ou d'un taux forfaitaire.

Liste déroulante des options du devis

Après avoir enregistré le projet de devis, une flèche de menu déroulant apparaît. Le menu déroulant Enregistrer, situé dans le coin supérieur droit de la vue du devis, présente de nombreuses fonctions permettant de travailler ou de manipuler le devis, qui peuvent varier en fonction de l'état du devis. Vous pouvez modifier manuellement l'état du cycle de vie du devis, cloner le devis, le consulter directement depuis le portail client, etc.

• Afficher le PDF : Visualiser la version PDF du devis

• Imprimer le PDF : Affiche la boîte de dialogue de l'imprimante pour imprimer le devis au format PDF.

• Télécharger le PDF : Télécharger le devis PDF

• Télécharger le devis électronique : Télécharge le fichier du devis électronique (pour les juridictions utilisant E-Invoice)

• Planifier : Planifier l'envoi du devis à une date/heure ultérieure

• Envoi du devis par courriel

• Portail client : Visualiser le devis en tant que client dans le portail client

• Marquer envoyé : Marquer le devis comme envoyé (par exemple, si vous l'avez envoyé manuellement en imprimant un PDF...)

• Approuver : Marquer le devis comme approuvé

• Convertir en facture : Convertir le devis en facture à payer par le client

• Convertir en projet : Convertir le devis en projet

• Exécuter un modèle : Affiche l'écran permettant d'exécuter le devis en tant que modèle en sélectionnant un dessin (fonction avancée).

• Cloner en devis : Clone le devis

• Cloner vers autre : Permet de choisir de cloner une facture, un crédit, une facture récurrente ou un bon de commande (les éléments du devis seront copiés).

• Archiver

• Supprimer

Contacts

Vous voyez ici les contacts de votre client qui sont marqués comme étant inclus dans le devis.

La case à cocher à côté de chaque client définit s'il recevra la notification par courriel. Les contacts dont l'option Ajouter aux factures est sélectionnée dans l'édition du client seront automatiquement cochés pour recevoir les factures et les e-mails de devis.

Des liens vers le portail client sont également disponibles pour chaque contact inclus.

Eléments

Cycle de vie d'un devis

Brouillon

L'état « brouillon » est le premier état du cycle de vie d'un devis. Dans ce statut, des modifications peuvent être apportées au devis et le devis est complètement caché au client. Les projets de devis sont inactifs jusqu'à ce qu'ils soient envoyés par courrier électronique au client ou marqués comme envoyés.

Une fois qu'un projet de devis a été envoyé par courrier électronique ou marqué comme envoyé, son statut ne peut plus être ramené à celui de projet.

Envoyé

Un devis est marqué comme envoyé lorsqu'il a été envoyé par courrier électronique au client ou marqué manuellement comme envoyé dans le panneau d'administration.

Approuvé

Un devis est marqué comme approuvé soit par vous manuellement dans le portail d'administration (en sélectionnant l'option Approuver dans le menu déroulant), soit lorsque le client l'approuve depuis le portail client.

Converti

Un devis est marqué comme converti une fois qu'il a été converti en facture. Il s'agit de la dernière étape d'un devis réussi - le client a décidé de donner suite aux éléments du devis et a reçu une facture.

Une fois que le devis a été converti en facture, une icône de facture bleue apparaît à côté de l'étiquette verte Converti, qui renvoie à la facture en laquelle il a été converti.

Supprimé

Un devis peut être marqué comme supprimé si les conditions suivantes sont remplies

• Le devis a le statut Envoyé / Brouillon.

Que se passe-t-il lorsqu'un devis est supprimé ?

• Le statut du devis est défini comme supprimé

• Le numéro du devis est complété par _deleted afin de permettre la réutilisation des numéros de devis.

Archivé

L'archivage d'un devis supprime simplement le devis de la liste des devis. L'archivage d'un devis permet de garder vos listes de devis propres et ordonnées.

Lorsqu'un devis est archivé, il ne peut plus être modifié. Pour modifier le devis, vous devez d'abord le restaurer.

Restauré

La restauration d'un devis archivé ou supprimé rétablit le devis dans l'état où il se trouvait avant l'archivage.