Facturation

Les factures sont très détaillées et vous permettent de facturer à vos clients des produits, des tâches ou des dépenses. Vous pouvez joindre des documents ou des images aux factures, que le client peut consulter à partir du portail client. Les enregistrements de factures conservent un historique des modifications qui y ont été apportées et des utilisateurs qui ont effectué ces modifications, afin d'accroître la responsabilité au sein de votre entreprise.

Dans le panneau de vue d'ensemble, vous trouverez des informations générales sur la facture. Le montant de la facture, le solde dû, le montant éventuellement payé, le client auquel elle est affectée, la date de la facture, le statut...

Aperçu de la facture

Le panneau de vue d'ensemble affiche des informations générales sur la facture. Le montant de la facture, le solde dû, tout montant payé, le client auquel elle est affectée, la date de la facture, le statut...

Historique

Le panneau Historique présente un aperçu chronologique des transactions liées à la facture et indique les modifications apportées au montant total de la facture, ainsi que les utilisateurs qui les ont effectuées.

Activité

Le panneau Activité présente un aperçu chronologique de toutes les actions effectuées sur la facture, y compris la date de création, d'édition, de paiement, de remboursement, d'annulation, etc. et l'utilisateur qui a effectué l'action.

Panneau déroulant « Actions » de la facture

Le menu déroulant Plus d'actions contient de nombreuses options fréquemment utilisées :

• Envoyer la facture par courriel

• Voir le PDF : Afficher la version PDF de la facture

• Imprimer le PDF : Affiche la boîte de dialogue de l'imprimante pour imprimer le PDF de la facture.

• Planifier : Planifier l'envoi de la facture à une date/heure ultérieure

• Bon de livraison (PDF) : Permet d'accéder à l'écran Afficher le PDF et de cocher la case « Bon de livraison » pour inclure le bon de livraison.

• Télécharger : Télécharge la facture au format PDF

• Télécharger la facture électronique : Télécharge le fichier de la facture électronique (pour les juridictions utilisant E-Invoice)

• Marquer envoyé : marque la facture comme envoyée (par exemple, si vous l'avez envoyée manuellement en imprimant le PDF...)

• Marquer payé : marque la facture comme étant entièrement payée

• Portail client : Visualiser la facture en tant que client dans le portail client

• Annuler : Voir Inversé

• Run Template (Exécuter un modèle) : Affiche l'écran permettant d'exécuter la facture en tant que modèle en sélectionnant un dessin (fonction avancée).

• Cloner vers la facture : clone la facture.

• Cloner sur autre : Permet de choisir de cloner une facture récurrente, un devis, un crédit ou un bon de commande (les éléments de la facture seront copiés).

• Archiver

• Supprimer

Modifier ou créer une facture

Voici quelques options qui s'offrent à vous lors de la création ou de la modification d'une facture.

Client

Vous devez sélectionner un client dans la liste pour appliquer votre facture.

Contacts

Contacts du client sur la facture

Vous voyez ici les contacts de votre client qui sont marqués comme étant inclus dans la facture.

La case à cocher à côté de chaque client définit s'il recevra la notification par e-mail. Les contacts pour lesquels l'option Ajouter aux factures a été sélectionnée dans l'édition des clients seront automatiquement cochés pour recevoir les factures et les devis par e-mail.

Des liens vers le portail client sont également disponibles pour chaque contact inclus.

Détails de la facture

• Date de la facture - Générée automatiquement avec la date du jour, il s'agit simplement de la date de la facture.

• Date d'échéance - En option, vous pouvez inclure une date d'échéance ultérieure pour le paiement de la facture. Si aucune date d'échéance n'est spécifiée, le montant total est dû immédiatement.

• Paiement partiel/dépôt - Il est possible de spécifier un paiement partiel ou un dépôt sur la facture, avec sa propre date d'échéance, distincte de la date d'échéance de la facture et due avant la date d'échéance du montant total de la facture.

• Numéro de facture - Le numéro de facture est généré automatiquement conformément à Paramètres > Paramètres avancés > Numéros générés.

• Numéro de commande - Facultatif, généralement pour les clients qui ont un numéro de commande de produit à vous communiquer, à des fins d'archivage.

• Remise - Saisissez le montant de la remise à appliquer à la facture, sous la forme d'un pourcentage ou d'un taux forfaitaire.

Produits

Il s'agit de la partie principale de la facture. La liste des postes inclus dans la facture s'affiche. Vous pouvez ajouter des produits, des tâches ou des dépenses à la facture pour les facturer à votre client. Les champs suivants sont disponibles pour chaque élément de la liste :

• Produit - Le nom du produit, de la tâche ou de la dépense à facturer.

• Description - Description du poste. Les descriptions peuvent inclure un code HTML ou un formatage de code Markdown (lorsque cette option est activée dans Paramètres > Gestion des comptes).

• Coût unitaire - Le coût d'un produit ou d'une dépense unique, ou le taux horaire d'une tâche pour le poste.

• Quantité - Le nombre de produits, de dépenses ou d'heures facturables pour une tâche, à multiplier par le coût unitaire de ce poste.

Onglets inférieurs

Conditions

Décrivez les conditions générales applicables à votre client dans le cadre du devis et, si vous le souhaitez, sauvegardez-les par défaut.

Pied de page

Toute note de texte à inclure au bas du devis. C'est un bon endroit pour les clauses de non-responsabilité moins importantes. Il est possible de l'enregistrer comme pied de page par défaut.

Notes publiques

Toutes les notes textuelles permettant d'ajouter des détails ou un contexte au devis pour vous et votre client. C'est un bon endroit pour les notes de service ou un résumé du travail effectué pour le client.

Notes privées

Il s'agit de notes de texte privées, qui ne sont pas imprimées sur le PDF du devis et ne sont pas visibles par le client. Ces notes ne sont visibles que par les utilisateurs du portail d'administration.

Cycle de vie d'une facture

Brouillon

Le statut « brouillon » est le premier statut du cycle de vie d'une facture. Dans ce statut, des modifications peuvent être apportées à la facture et celle-ci est complètement cachée au client. Une facture provisoire n'affecte pas le grand livre et ne modifie pas le solde du client. Les factures provisoires sont inactives jusqu'à ce qu'elles soient envoyées par courrier électronique au client, marquées comme envoyées ou marquées comme payées.

Une fois qu'une facture a été envoyé par courrier électronique ou marqué comme envoyé, son statut ne peut plus être ramené à celui de brouillon, et sera impossible à modifier.

Envoyée

Une facture est marquée comme envoyée lorsqu'elle a été envoyée par courriel au client ou marquée comme envoyée dans le panneau d'administration.

Lorsque le statut de la facture passe à Envoyée, le solde du client augmente du montant du solde de la facture.

Partielle

Le statut partiel d'une facture signifie qu'un paiement a été appliqué à la facture, mais qu'il reste un solde à payer.

Payée

Le statut de la facture est Payée, ce qui signifie que le paiement intégral a été appliqué à la facture. Le solde de la facture sera de 0.

Annulée

Une facture peut être annulée dans les conditions suivantes.

• La facture est marquée comme envoyée, partielle ou payée (c'est-à-dire qu'un montant a été payé ou que la facture est active).

Lorsqu'une facture est annulée, le solde de la facture est mis à zéro et le statut est mis à jour en Annulé, le solde du client est également ajusté à la baisse. Si des paiements ont été appliqués à la facture, ils resteront liés à la facture.

Supprimée

Une facture peut être marquée comme supprimée si les conditions suivantes sont remplies :

• La facture a le statut Envoyée / Brouillon / Payée / Partielle.

Que se passe-t-il lorsqu'une facture est supprimée ?

Si la facture a un solde restant, afin d'équilibrer le grand livre, nous effectuons d'abord une annulation sur la facture, puis nous procédons à la suppression.

• Le statut de la facture est défini sur supprimé

• Le numéro de la facture est complété par _deleted afin de permettre la réutilisation des numéros de facture.

Attention ! Si une facture présente un solde ou a fait l'objet de paiements, elle est d'abord annulée, puis supprimée.

Annulation

Une facture peut être annulée dans les conditions suivantes :

• La facture est marquée comme envoyée, partielle ou payée (c'est-à-dire qu'un paiement a été appliqué à la facture).

Lorsqu'une facture est annulée, le(s) paiement(s) qui a(ont) été appliqué(s) à la facture est(sont) crédité(s). Le grand livre est également ajusté comme suit :

• Le montant payé par le client à ce jour est réduit du montant calculé (solde de la facture - montant de la facture).

• Un crédit est généré pour les paiements appliqués à la facture (solde de la facture - montant de la facture). L'enregistrement de paiement original qui était lié à la facture sera désormais lié à un nouvel enregistrement de crédit.

• Toute valeur de crédit qui a été appliquée comme paiement à la facture est alors convertie en un nouvel enregistrement de crédit.

• Le solde du client est réduit du solde de la facture.

• Le solde de la facture est finalement fixé à 0.

• Le statut de la facture est défini sur Annulé.

Lorsqu'une facture a été annulée, les relations de paiement antérieures sont dissociées et ne peuvent pas être rétablies.

Archivée

L'archivage d'une facture supprime simplement la facture de la liste des factures. L'archivage d'une facture permet de conserver des vues de liste propres et ordonnées et n'a pas d'effet sur le solde du grand livre/client.

Lorsqu'une facture est archivée, elle ne peut plus être modifiée. Pour modifier la facture, vous devez d'abord la restaurer.

Restaurée

La restauration d'une facture archivée ou supprimée remet la facture dans l'état où elle se trouvait avant l'archivage.

Dans la vidéo suivante, la facture est créée automatiquement, car le client a accepté le devis qu'on lui a envoyé par e-mail