Client

Modifier les clients

Il y a deux façons de modifier un client :

• Si vous êtes sur l'écran de présentation des clients : utilisez le bouton Modifier dans le coin supérieur droit du panneau

• Si vous êtes sur la liste de tous les clients : faites défiler vers la droite et sélectionnez Modifier dans le menu déroulant Autres actions (ou l'icône du crayon Modifier si elle apparaît)

La plupart des informations contenues dans un formulaire d'entrée ou de modification d'un client sont entièrement facultatives, et certaines sont générées automatiquement. Vos propres pratiques commerciales devraient dicter le type de données que vous recueillez auprès de vos clients.

Information sur la société

• Nom - Le nom du client peut être celui d'une personne, d'un groupe, d'une organisation ou d'une entreprise. Si aucun nom n'est choisi, mais qu'une entrée de contact avec nom et prénom est fournie, le nom du premier contact sera utilisé comme nom du client.

• Numéro d'identification (SIREN) - Le champ Numéro d'identification est facultatif.

• Numéro de TVA - Le champ du numéro de TVA est un numéro d'identification de la taxe sur la valeur ajoutée qui s'applique principalement aux pays de l'Union européenne qui ont parfois besoin d'en assurer le suivi à des fins fiscales.

• Site web - Site web de votre client, facultatif et à titre de référence.

• Téléphone - Numéro de téléphone principal du client, de l'organisation ou de l'entreprise, distinct du numéro de téléphone de chaque contact individuel dans l'entrée du client.

• Numéro de TVA valide - Cochez cette case si un numéro de TVA valide est fourni car, cela peut modifier la manière dont les taxes sont appliquées au client.

• Exempté de Taxe - Ne fonctionne que si l'option "Calculer les taxes" est activée dans Paramètres>Paramètres fiscaux. Par défaut, aucune taxe n'est appliquée aux factures créées pour ce client.

• Classification - Cette option vous permet d'enregistrer le type de client dont il s'agit pour vos propres besoins. Les options de la liste déroulante sont les suivantes : Particulier, Entreprise, Partenariat, Trust, Association caritative, Gouvernement, Autre.

Information contact

Chaque client dispose d'une liste de contacts, ce qui vous permet d'ajouter autant de contacts que vous le souhaitez pour représenter un client donné. 

Lorsque vous consultez un client, vous pouvez voir les contacts existants dans le panneau "Détails". Lorsque vous modifiez un contact, il sera listé dans le panneau Contacts.

Depuis le portail d'administration, vous verrez le bouton Ajouter un second contact pour étendre la liste des contacts avec une nouvelle entrée. Vous ne pouvez ajouter de nouveaux contacts à un client qu'à partir du portail d'administration. Les clients ne peuvent pas ajouter eux-mêmes de nouveaux contacts à leur entrée client à partir du portail client.

• Prénom et nom - Détails du nom du contact individuel. L'outil utilise automatiquement le nom du premier contact pour renseigner le nom du client s'il n'est pas renseigné.

• Adresse électronique - Adresse électronique associée au client et utilisée comme identifiant de connexion au portail client.

• Téléphone - Pour référence, le numéro de téléphone du contact individuel.

• Ajouter aux factures - Indique si ce contact doit être inclus par défaut dans les factures et les devis.

Lorsque vous établissez une facture ou un devis, vous avez la possibilité de l'envoyer par courrier électronique à plusieurs contacts en même temps. 

Les contacts du client pour lesquels la case Ajouter aux factures est cochée seront automatiquement inclus dans les nouvelles factures/devis.

Adresse

Adresse de facturation

Des champs d'information standard sur l'adresse sont disponibles ici pour saisir une adresse de facturation pour vos clients. Ces informations figurent généralement sur les factures et autres documents destinés au client.

Adresse d'expédition

Tout comme pour l'adresse de facturation, des champs d'information standard sont disponibles ici pour saisir une adresse d'expédition pour vos clients. En outre, vous pouvez utiliser le bouton Copier la facturation situé sous ces champs pour copier simplement les informations de l'adresse de facturation dans les champs de l'adresse d'expédition.

Paramètres

• Devise - Devise par défaut à appliquer aux factures et aux paiements pour ce client.

• Langue - La langue préférée de votre client. Les factures et autres documents seront générés dans la langue préférée du client.

• Délais de paiement - Définissez un délai de paiement par défaut pour les factures, si vous avez conclu des accords de paiement avec votre client sur une base régulière.

• Devis valable jusqu'au - Définissez une durée par défaut pour les devis remis à vos clients et pour lesquels vous respecterez le prix indiqué dans vos devis.

• Taux de la tâche - Définissez un taux horaire par défaut pour les tâches effectuées pour le client.

• Envoyer des rappels - Permet d'activer ou de désactiver l'envoi de rappels par courrier électronique au client, par exemple en cas de factures impayées. Définissez des règles précises pour le comportement des rappels par e-mail dans Paramètres > Modèles et rappels.

Notes

• Notes publiques - Toutes les notes publiques concernant le client. Les notes publiques sont généralement incluses dans les futures factures, devis ou autres documents générés pour le client.

• Notes privées - Les notes privées sont des commentaires sur le client qui ne seront jamais visibles que par les utilisateurs du portail d'administration.

Classification

• Taille - Utilisé pour décrire la taille d'un client qui représente une organisation, une école ou une entreprise.

• Secteur d'activité - Permet d'ajouter une description supplémentaire à vos clients afin de décrire le type de secteur d'activité dans lequel ils sont impliqués.